トップツアー 旅行営業本部営業企画部部長 脇坂克也氏
業務体制一新へ最新IT
『動く営業店舗化』構想の実現へ
──クラウド導入の経緯は。
「昨年春から、石川社長を中心にした『新業務体制検討委員会』が組織され、従来の業務体制を一新してより利益を残せる体制にしようと議論を重ねてきた。従来使っていたグループウェアに更新の必要が出ていたこともあり、委員会では、社内システムの在り方なども話し合った。そんな中、非常に低廉で機能拡張性があり、アップグレードなどの追加コストのかからないクラウドに夏ごろから着目し始め、様々な検討を重ねた結果、12月に『グーグル・アップス』の導入を固めた」
──クラウドに置き換えたシステムは。
「メールシステムのほか、社内ニュースや人事情報などの総務関連情報、関係施設の契約情報、旅行関連情報などの掲示板系システム、、社員スケジュール管理システムなどだ。『グーグルドキュメント』を使い、約100店舗の事業所長と営業収支見込みの共有が始まった。従来は100枚のエクセルシートだったが、今はたったの1枚。業務効率化できていると思う。顧客情報や決算・経理情報などの重要情報は、従来通り社内ネットワーク内に置いたが、一部はクラウド上で見られる。費用効果は、従来型のグループウェア導入に比べ5年間で30〜40％減と試算している」
──クラウド導入と並行して、営業担当者約1千人にスマートフォンを配布した。
「これも業務効率向上が目的だ。以前から会社が携帯電話を支給することを検討していたが、グーグル・アップスとの親和性の高いスマートフォンにした。導入の際は正直苦労したが、コールセンターも設置して細かに対応したこともありスムーズに受け入れられたのではないか。メール返信や社内へのレスポンスは圧倒的に速くなっている。これもクラウド導入と合わせ、当社が目指す『動く営業店舗化』構想への第1歩だ」
「これまではセキュリティの関係で、企画書共有システムや案件管理システムなどの当社独自の社内グループウェアには社外からアクセスできず、営業担当者は、社内でのメールチェックや手配確認、案件管理システムの更新などに営業時間を取られていた。クラウドとともに、社内システムに社外からアクセスできるようなアプリケーションも導入し、営業担当者が営業の進捗状況を更新したり、手配や入金情報を参照したりできるようにした。宿泊施設情報については、詳細情報を載せたタリフ集の閲覧だけでなく、宿泊在庫情報の参照と手配依頼も行える。手配業務が営業担当者の手元でもできるような仕組みも実現したい。一連の体制が整えば、営業担当者がバックス部門にいる担当者に手配業務や経理情報の参照を依頼する時間と手間を減らせ、業務スピードをアップできる。これにより機動性や内勤業務の効率性も高まり営業力強化にもつながる」
「スマートフォンは拡張性が高く、フリーアプリなども多くあるので、これらを活用した業務改善案なども社員から出るようになればいい」
──長期的な展望は。
「クラウドの機能を生かしたところでは添乗や出張に出た社員に、旅館・ホテルなどの関係施設や観光地、飲食店などの最新の写真や動画情報を収集してもらい、社内データベースに集約することも考えている。この情報は社内で共有して営業などに生かすだけでなく、お客さまにも提供していきたい。社内の帳票類の電子化も進めていく。企画書のダウンロードや社外でのプリントアウトも実現し、将来的には、社員1人ひとりが、添乗や営業中の入出金管理なども行えるようにするのが理想だ」
【わきさか・かつや】
1989年東急観光（現トップツアー）入社。本社営業企画部、教育旅行部などを経て、2008年より現職。信州大卒、43歳。
